Aslı kaybolan faturaların gider kaydı ve KDV indirimi

Ticari yaşamda mal ve hizmet satışlarına ait faturaların satıcılar tarafından alıcılara posta veya kargo vasıtasıyla gönderilme olayı hızla yaygınlaşmaktadır. Son derece pratik ve basit olan bu uygulamanın en büyük dezavantajı ise, gönderilen faturaların alıcılara ulaşmadan posta veya kargoda kaybolabilmesidir. Uygulamada, fatura asıllarının kaybolduğu bu gibi durumlarda fatura muhteviyatı mal ve hizmet bedellerinin kayıtlara nasıl intikal ettirileceği ve KDV’sinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı konularında tereddütlerle karşılaşılmaktadır.

1) Vergi mükellefleri tarafından bulunan pratik çözüm

Faturanın aslının kaybolduğu durumlarda satıcı firmalar faturanın kendilerinde kalan nüshasının fotokopisi üzerine “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzalamakta, alıcılar ise satıcılar tarafından belirtilen şekilde onaylanan fatura fotokopilerini kayıtlarına gider olarak intikal ettirerek, KDV’lerini indirim konusu yapmaktadırlar.

2) Maliye Bakanlığı’nın konuya ilişkin görüşü ve uygulaması

Maliye Bakanlığı, gider kaydı ve KDV indiriminin prensip olarak fatura asıllarına göre yapılması gerektiği, fatura asıllarının kaybedildiği durumlarda ise faturanın satıcılarda kalan nüshasının noter tasdikli fotokopilerine (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir) dayanılarak gider kaydı ve KDV indiriminin yapılabileceği görüşündedir. Buna göre, aslı kaybolan fatura muhteviyatı mal ve hizmet bedellerinin yasal defterlere kaydının yapılabilmesi ve KDV’lerinin indirim konusu yapılabilmesi için;

– Faturanın satıcılarda kalan nüshasının fotokopisinin notere tasdik ettirilmesi,

– Fatura fotokopisi üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce bir şerh düşülmesi,

– Tasdikli fatura fotokopilerinin yasal defterlere kaydedilmesi

gerekmektedir.(1)

Maliye Bakanlığı’nın konuya ilişkin olarak verdiği bazı Özelgelerinin özetleri aşağıdadır:

“Kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) kullanılması mümkün bulunmaktadır.

Öte yandan muhtelif sebeplerle kaybolan faturanın yerine geçen noter onaylı örneğinin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla söz konusu faturada bulunan KDV’nin indirim konusu yapılacağı da tabiidir.”(2)

“Firmalar tarafından hastanenize verilen faturanın ve ayniyat makbuzunun kaybolması durumunda kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) tarafınıza verilmesi mümkün bulunmaktadır.”(3)

3) Kişisel görüşümüz ve değerlendirmemiz

Fatura aslının kaybolduğu durumlarda satıcı firmaların “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzaladıkları fatura fotokopilerine dayanılarak alıcıların mal ve hizmet bedellerini kayıtlarına intikal ettirmeleri ve bu fatura fotokopilerinde yer alan KDV’leri indirim konusu yapmaları Maliye Bakanlığı’nca uygun görülmemektedir. Maliye Bakanlığı bu gibi durumlarda gider kaydı ve KDV indirimi yapılabilmesi için, faturanın satıcılarda kalan nüshasının fotokopilerinin notere tasdik ettirilmesini ve bu fotokopiler üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir” şeklinde noterce bir şerh düşülmesini şart koşmaktadır.

Ancak, bakanlığın bu görüşü ve uygulamasının, mükelleflere ek bir mali külfet getirmenin dışında pratik bir faydası olmadığı gibi, gider kaydı ve KDV indiriminin yasallığı ve yerindeliğine de doğrudan bir etkisi bulunmamaktadır.

Kişisel görüşümüze göre, fatura aslının kaybedildiği durumlarda, faturanın doğruluğu ve içeriğinin satıcıda kalan nüshasından her zaman teyit edilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu tespit, Maliye Bakanlığı denetim elemanları ve vergi daireleri tarafından her halükarda yapılabilir. Sadece doğrulama için faturanın satıcıda kalan nüshasının fotokopisinin notere tasdik ettirilme zorunluluğu getirilmesi son derece gereksiz, mükellefler bakımından zaman kaybı ve ek masraflara neden olan bir uygulamadır. Fatura aslının kaybolduğu bu gibi durumlarda, faturanın satıcıda kalan nüshasının satıcı, SMMM veya YMM tarafından onaylanan fotokopilerine istinaden gider kaydı ve KDV indirimi yapılmalı, ayrıca noter onayı aranılmamalıdır. Vergi ödeme maliyetinin giderek arttığı günümüzde, mükelleflere ek maliyetler getirilmemesi hususuna özellikle dikkat edilmeli, sorun Maliye Bakanlığı tarafından yeniden ele alınarak görüşümüz paralelinde pratik bir çözüme kavuşturulmalıdır.